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eSocial: Informações Trabalhistas em Tempo Real

O objetivo do programa é facilitar o cumprimento das obrigações da empresa com o governo, de maneira mais eficaz

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O Governo Federal conseguirá dar um grande passo rumo à desburocratização no envio de documentações trabalhistas pelo empregador. A concretização desta simplificação de dados, o chamado eSocial, foi instituído por decreto nº 8373 pela presidente Dilma Rousseff no dia 12 de dezembro de 2014 para tornar mais simples o envio das informações previdenciárias, trabalhistas e de obrigações fiscais.

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O principal objetivo do sistema é facilitar o cumprimento das obrigações das empresas com o governo, de maneira muito mais rápida. A partir da implementação do sistema, prevista para começar inicialmente no primeiro semestre deste ano de 2015, os empregadores não precisarão mais perder tempo entregando formulários e declarações separadamente à Receita Federal, ao INSS, à Caixa Econômica e aos Ministérios do Trabalho e Emprego e da Previdência. A proposta do governo é permitir o envio dos documentos dos funcionários em tempo real, sendo que todos os dados passarão a ficar armazenados no site do eSocial.

O decreto formalizou oficialmente o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), cujo principal intuito é garantir que os direitos dos funcionários sejam mais transparentes e disponíveis, tornando o envio das obrigações das entidades mais simples. Ele também elimina a duplicação de informações fornecidas por pessoas físicas e jurídicas, além de propor uma melhoria na qualidade da documentação passada ao governo relativa ao trabalhador.

Falta muito pouco para o sistema eSocial começar a valer na prática, pois o Comitê Gestor, formado pelos ministérios da Fazenda, da Casa Civil, Previdência Social, do Trabalho e Emprego e Secretaria da Micro e Pequena Empresa, publicou no dia 24 de fevereiro de 2015 a versão 2.0 do Manual de Orientação do programa. Já a versão 1.1 do Manual de Orientação do eSocial (primeira versão) foi publicada há mais de um ano, mas somente no fim de 2014 o decreto presidencial confirmou o novo sistema. Ainda no ano passado, a Federação Nacional das Empresas de Informática questionou o Governo Federal sobre a lentidão para a efetivação do eSocial. Como resposta à instituição, que representa os sindicatos de empresas de informática, a Receita Federal e o Ministério do Trabalho e Emprego divulgaram os novos prazos para a consolidação do eSocial. “Na época, o programa não foi publicado por questões do governo em si, precisávamos de uma definição do Comitê Gestor do E-Social, que não tinha determinado o que precisava ser feito. Ele ainda não havia feito o seu dever de casa”, explica Custódio Barbosa, diretor da FENAINFO.

Decisão afeta 1 milhão de empresas em 2015

No primeiro momento após a divulgação do Manual de Orientação do eSocial, as grandes e médias empresas terão de se enquadrar nas regras desse sistema único. Segundo a Receita Federal, cerca de um milhão de companhias no Brasil se encaixam nessas características. De acordo com o cronograma, os primeiros seis meses serão de testes e correções de problemas técnicos. Serão concedidos pelo Governo Federal, então, mais seis meses para que se torne obrigatório o envio de todas as informações previstas no manual. Portanto, pela previsão, a partir de junho de 2016, as PMEs terão de atender todas as exigências do sistema. “As grandes empresas estão participando desde o início do processo, junto com os sindicatos, entidades de apoio governamental, como FENAINFO, FEBRABAN e SUSEP, por exemplo, além da Petrobras. A disseminação das informações está sendo passada pela FENAINFO, pelo SESCON e para a sociedade com teor abrangente, já que todos os detalhes serão publicados aos poucos”, acrescentou Barbosa.

Para o diretor da FENAINFO, sistema será fundamental para colocar na linha empresas que adotam o jeitinho brasileiro

As entidades que não praticam o que está previsto em lei terão dificuldades de se enquadrar nas novas normas, já que as empresas precisarão passar todas as informações de departamento pessoal como admissão, demissão, férias e acidentes de trabalho imediatamente. Ou seja, tudo relativo ao funcionário será transmitido em tempo real e acabará com a lentidão do repasse a vários órgãos, prática ainda adotada por muitas entidades. Segundo o decreto publicado no Diário Oficial há um mês, as informações enviadas ao eSocial vão substituir “as constantes na Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social – GFIP, na forma disciplinada no Manual de Orientação do eSocial”. “As empresas que adotam o jeitinho brasileiro terão problemas. Como não existe um controle total do governo, acaba havendo duplicidade de CPFs e PIS. Existe muita confusão na troca de nomes, principalmente com mulheres que se divorciam. Grande parte dos problemas será eliminado daqui para frente. O governo terá um controle maior de todos esses dados como pagamento de pensões, aposentadoria, seguro-desemprego e outros benefícios para os empregados”, afirma Barbosa.

Já sobre a legislação, nada irá mudar. “As obrigações das empresas e exigências do governo continuam as mesmas. O que muda é a prática estabelecida por cada uma: demitir e mandar os documentos depois de uma semana para o contador vai acabar, por exemplo. A demissão terá de ser feita de imediato. Todos os documentos serão enviados eletronicamente para o governo e os prazos contarão a partir daí. Todo esse controle de tempo vai obrigar as empresas a se organizarem para que as coisas não aconteçam com essa folga, com esse jeitinho”, observa.

Avanço no custo Brasil

Com o eSocial, as empresas terão de melhorar a governança corporativa, ainda negligenciada pela falta de fiscalização, e dar mais transparência sobre as informações dos funcionários. O diretor da FENAINFO afirma que a implementação do eSocial, do SPED e da Nota Fiscal Eletrônica indicam que o governo brasileiro entendeu a importância de se adequar a uma gestão tecnológica. O dirigente explica os benefícios do novo sistema para o país. “É uma contribuição para diminuição do Custo Brasil. Não é só o governo que está cansado de tantos erros, mas nós também da nossa própria desorganização. E o benefício final maior é para o próprio empregado, que trabalha nas empresas e precisa que seus direitos sejam atendidos na época propícia”, diz.

Pioneirismo

Segundo o site do TI Rio, o embrião do processo foi a implementação da Nota Fiscal Eletrônica, em 2006. De acordo com Custódio Barbosa, o eSocial foi iniciado com o SPED. Ambos têm o objetivo de unificar e automatizar a captação das informações com a transmissão única de dados para os diferentes órgãos do governo. Desde então, o governo vem organizando a via tecnológica de sua gestão para também melhorar a gestão do poder executivo, a fim de evitar que as futuras arrecadações de impostos federais relativos ao INSS, Receita Federal, Caixa Econômica e Ministério do Trabalho passem por fraudes. O eSocial é um projeto considerado pioneiro no âmbito internacional. “Estamos servindo de exemplo para outros países. Os próprios coordenadores da Receita Federal dão palestras internacionais em relação ao sistema. Existem interesses externos e nossa experiência servirá para outros países, pois permitirá que as empresas que cumprem a lei não sejam penalizadas por aquelas que usam fraudes e subterfúgios para conseguir vantagens indevidas. Essa gestão ajuda o controle sobre as empresas e evita esse mascaramento”, acrescenta Barbosa.

Ano de 2015 será de ajustes

A expectativa dos órgãos que participaram do processo de concepção do eSocial é de que o ano de 2015 será um ano de organização e correção dos dados. No último semestre deste ano, caso se confirme a publicação das normas do sistema até junho, ainda haverá alguns ajustes nos dados informados pelas médias e grandes empresas. A previsão é de que somente em 2016 o E-Social esteja pronto para iniciar efetivamente, segundo o diretor da FENAINFO. Isso se todos os dados que as empresas informarem conferirem com os que o governo possui, o que acarretará em uma limpeza nos arquivos das entidades governamentais e das companhias. “Inicialmente, agora em 2015, deverão ser feitos os testes dos arquivos com todo o seu conteúdo, além dos programas que farão essa remessa para o governo. No segundo semestre haverá uma avaliação do sistema como um todo. E aí as empresas vão se adaptar. As próprias empresas de TI, que no momento estão preparando os programas para o envio das informações, também vão testar os softwares. E depois, em 2016, começará a obrigatoriedade com as empresas de maior porte”, explicou Barbosa.

Empregadores Domésticos no eSocial

Segundo um comunicado divulgado pelo site da Caixa Econômica Federal assinado pelo vice-presidente de Fundos de Governo e de Loteria do banco, Fábio Ferreira Cleto, a obrigatoriedade aos demais empregadores respeitará as condições especiais de tratamento que se apliquem à categoria. Portanto, o empregador doméstico, o segurado especial, o pequeno produtor, as micro e pequenas empresas e optantes pelo Simples Nacional terão aplicações diferenciadas, atualmente estudadas pelo Comitê Gestor do eSocial. Este módulo, voltado para essas categorias será simplificado e compatível com as especificidades de cada empresa (Fenacon – Receita vai simplificar eSocial para pequenas empresas). Conforme o Decreto nº 8.373 de dezembro de 2014, o eSocial contemplará, inclusive, as pessoas jurídicas de direito público da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, além das demais pessoas jurídicas e físicas que pagarem ou creditarem por si rendimentos sobre os quais tenha incidido retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte – IRRF, ainda que em um único mês do ano-calendário. “Todas as empresas do Brasil terão que se enquadrar no E-Social. Isso vai obrigar que registre o empregado, pague o FGTS, o INSS, o que vai gerar mais valor para a classe dos empregadores domésticos. Isso inclui todas as empresas, que terão que prestar as informações devidas”, explicou Custódio Barbosa.

FGTS: Responsabilidade do empregador

Ainda de acordo com o comunicado divulgado pela Caixa Econômica, a prestação das informações ao FGTS, atualmente realizada por meio do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP), será substituída pela transmissão dos eventos aplicáveis ao FGTS por meio do layout dos arquivos que compõem o eSocial, a partir da data em que se iniciar a obrigatoriedade para o primeiro grupo de empregadores, formado por empresas grandes e médias. Por isso, futuramente, serão de responsabilidade do empregador o envio das obrigações relativas ao FGTS, decorrentes de informações omitidas ou prestadas, direta ou indiretamente, por meio do eSocial. “Esse cruzamento de informações que o governo vai ter com as empresas ajudará a montar o imposto de renda da pessoa física. Em dois anos, o governo está se preparando para que não seja a pessoa física a fazer o imposto de renda: ele mesmo vai montar o imposto e enviar um boleto. O empregado vai poder contestar ou não. Isso vai facilitar a vida das pessoas físicas que preenchem o imposto de renda”, explicou Custódio Barbosa, mostrando o que mudará também para o de pessoa jurídica: “O imposto de renda de pessoa jurídica, anteriormente montado pelas empresas depois de retirada do balanço, vai aproveitar as informações que serão enviadas pelo governo, que terá condições de fazer os ajustes. A empresa vai dizer se concorda ou não. Isso é um facilitador com relação à empresa que trabalha direito”, encerra.

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Referência

eSocial
Decreto nº 8373
TI Rio
Receita vai simplificar o eSocial para pequenas empresas
Manual de Orientação
Circular Caixa
Dataprev – eSocial
Nota à Imprensa: Prazo eSocial
Fenainfo – Novos previstos eSocial